Annulatieberoep tegen wering offertes tolken wegens ontbreken UEA verworpen – beknopte gids die bijlagen 5 en 6 als 'louter informatief' bestempelt doet niet af aan uitdrukkelijke verplichting in het bestek zelf
De Raad van State verwierp bij kortedebattenprocedure het annulatieberoep van twee tolken tegen de wering van hun offertes door het Brussels Hoofdstedelijk Parlement voor een raamovereenkomst tolkdiensten, omdat zij geen Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) hadden ingediend bij hun offerte: de verplichting tot voorlegging van het UEA volgde rechtstreeks uit het bestek en de wet, en de beknopte gids die bijlagen 5 en 6 als 'louter informatief' bestempelde deed daar niet aan af, zodat de verwerende partij geen beoordelingsmarge had en de offertes substantieel onregelmatig moest verklaren.
Wat gebeurde er?
Het Brussels Hoofdstedelijk Parlement schreef een overheidsopdracht voor diensten uit, verdeeld in twee percelen, voor het sluiten van een raamovereenkomst voor tolkdiensten aan het Parlement, de Verenigde Vergadering van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie en de Brusselse ombudsman ('Ombuds.brussels'). De opdracht werd nationaal en Europees bekendgemaakt via een openbare procedure. De raamovereenkomst had een duur van één jaar en was driemaal stilzwijgend verlengbaar. In het bestek werd onder punt 2.3 uitdrukkelijk bepaald dat de inschrijver overeenkomstig artikel 73 van de wet van 17 juni 2013 een ingevuld Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) moest voorleggen. Het UEA was opgenomen als bijlage 5 bij het bestek (een checklist van bij de offerte te voegen documenten). Op 9 oktober 2024 werden de verzoekende partijen — twee tolken die als eenmanszaken opereerden en al jarenlang voor het Parlement werkten — per e-mail in kennis gesteld van de overheidsopdracht. Bij die e-mail werd een 'beknopte gids' gevoegd om hen wegwijs te maken in de procedure. In deze gids stond dat de documenten die moesten worden ingevuld bijlagen 1, 2, 3 en eventueel 4 waren, en dat bijlagen 5 en 6 'louter informatief' waren en niet hoefden te worden ingediend. De verzoekende partijen baseerden zich uitsluitend op deze beknopte gids en dienden hun offertes in zonder UEA. De uiterste indieningsdatum was 31 oktober 2024. In totaal dienden 39 inschrijvers een offerte in. Op 14 februari 2025 stelde de verwerende partij een beoordelingsverslag op waarin werd vastgesteld dat bij de offertes van de verzoekende partijen het UEA ontbrak en deze offertes bijgevolg substantieel onregelmatig waren. Op 26 februari 2025 besliste het Bureau van het Parlement de offertes te weren en de raamovereenkomsten te gunnen aan andere inschrijvers. In totaal werden 14 van de 39 inschrijvers (meer dan een derde) geweerd wegens het ontbreken van een UEA. De verzoekende partijen stelden op 24 maart 2025 een annulatieberoep in. Het auditoraat stelde voor om het beroep te verwerpen via de kortedebattenprocedure (artikel 93 van het Regentsbesluit). De Raad bevestigde deze beoordeling. De verzoekende partijen erkenden dat zij geen UEA hadden ingediend. De verplichting tot voorlegging van het UEA volgde rechtstreeks uit artikel 73, §1 van de wet van 17 juni 2016 en artikel 38 van het KB plaatsing 2017, en was ondubbelzinnig bevestigd in punt 2.3 van het bestek en op meerdere andere plaatsen in het bestek (uitsluitingsgronden, kwalitatieve selectie, onderaanneming). De beknopte gids was geen besteksdocument en deed niet af aan de wettelijke en besteksmatige verplichting. Bijlage 5 was overigens slechts een checklist en behelsde niet het UEA als zodanig — de grieven gericht tegen bijlage 5 konden dus geen enkel gevolg hebben. Op grond van artikel 76, §1, vierde lid, 2° en §3 KB plaatsing 2017 was het ontbreken van het UEA een substantiële onregelmatigheid waarvoor de aanbestedende overheid geen enkele beoordelingsmarge had: de offerte moest nietig worden verklaard. De overheidsopdrachtenreglementering bood in deze situatie geen regularisatiemogelijkheid. Het feit dat 14 van de 39 inschrijvers werden geweerd, toonde niet aan dat de verzoekende partijen ongelijk waren behandeld — integendeel, alle inschrijvers zonder UEA werden gelijk behandeld. Het enig middel was, voor zover ontvankelijk, ongegrond. Het meerdere en het overige was niet-ontvankelijk wegens obscuri libelli (onduidelijkheid van het middel). Het beroep werd verworpen. De kosten (rolrecht 400 euro, bijdrage 26 euro, RPV 770 euro) werden ten laste gelegd van de verzoekende partijen.
Waarom doet dit ertoe?
Dit arrest bevestigt de strikte werking van de verplichting tot voorlegging van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument bij opdrachten boven de Europese drempels. Drie kernpunten. Ten eerste: de verplichting tot voorlegging van het UEA vloeit rechtstreeks voort uit de wet en het bestek, en kan niet worden weggenomen door een informeel begeleidend document zoals een 'beknopte gids'. Het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver om het volledige bestek zorgvuldig te lezen en alle verplichte bijlagen in te dienen. Ten tweede: het ontbreken van het UEA is een substantiële onregelmatigheid waarvoor de aanbestedende overheid geen enkele beoordelingsmarge of discretionaire bevoegdheid heeft — de offerte moet nietig worden verklaard, en de aanbestedende overheid mag de inschrijver niet vragen om het UEA alsnog in te dienen. Ten derde: het feit dat een groot aantal inschrijvers (hier 14 van 39) dezelfde fout maakte, toont niet aan dat de procedure onregelmatig was verlopen — het toont veeleer aan dat de beknopte gids misleidend was, maar dat doet niet af aan de wettelijke verplichting.
De les
Als inschrijver: baseer je nooit uitsluitend op een beknopte gids of samenvatting bij een aanbestedingsprocedure. Lees altijd het volledige bestek en alle bijlagen, en controleer welke documenten verplicht bij de offerte moeten worden gevoegd. Het ontbreken van het UEA bij opdrachten boven de Europese drempels is een substantiële onregelmatigheid die niet kan worden geregulariseerd — je offerte wordt nietig verklaard zonder dat de aanbestedende overheid daar iets aan kan veranderen. Als aanbestedende overheid: wees uiterst voorzichtig met informele begeleidende documenten die de indruk kunnen wekken dat bepaalde verplichte documenten niet hoeven te worden ingediend. Een beknopte gids mag nooit in tegenspraak zijn met het bestek zelf.
Stel jezelf de vraag
Als inschrijver: heb je het volledige bestek gelezen en alle verplichte bijlagen ingediend, inclusief het UEA? Baseer je je op het bestek zelf of op een samenvatting of beknopte gids? Als aanbestedende overheid: is je beknopte gids of begeleidend document consistent met het bestek? Kan de formulering ervan bij inschrijvers de indruk wekken dat verplichte documenten niet hoeven te worden ingediend?
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →