Niet-ondertekende en ongedateerde vergelijkingstabellen bewijzen geen effectieve prijsverificatie — zeker niet bij aanzienlijke prijsverschillen
De Raad van State schorst de gunning van twee percelen van een opdracht voor groenonderhoud omdat noch de gunningsbeslissing noch het analyseverslag enige melding maakte van een prijsverificatie, en de niet-ondertekende, ongedateerde vergelijkingstabellen met handgeschreven notities die de aanbestedende overheid als bewijs van verificatie aanvoerde, prima facie onvoldoende waren om de realiteit en effectiviteit van de prijsverificatie aan te tonen — zeker gelet op de aanzienlijke prijsverschillen tussen de offertes.
What happened?
De Intercommunale de Soins Spécialisés de Liège (ISOSL) besliste op 29 januari 2025 om via vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking een opdracht voor diensten uit te schrijven voor het onderhoud van groenzones en omgevingen, voor een duur van één jaar stilzwijgend verlengbaar met één jaar. Het geraamde bedrag was 220.000 euro exclusief btw. Het bestek verdeelde de opdracht in zeven percelen, met de prijs als enig gunningscriterium. Voor de percelen 1 en 3 dienden vier ondernemingen een offerte in: SRL Jardiparc, SA Laurenty Espaces Verts (enkel perceel 1), SA Krinkels (percelen 1 en 3) en SA XLG Facilities (enkel perceel 1). Het vergelijkingsverslag concludeerde tot de selectie van alle kandidaten en de regelmatigheid van de offertes. Op basis van dat verslag en het enige criterium van de prijs gunde de raad van bestuur van ISOSL op 27 februari 2025 perceel 1 aan XLG Facilities voor 11.385 euro exclusief btw en perceel 3 aan Krinkels voor 38.715,76 euro exclusief btw. De kennisgeving volgde op 20 maart 2025 per aangetekend schrijven. SRL Jardiparc vorderde op 4 april 2025 de schorsing bij uiterst dringende noodzakelijkheid. Bij ordonnantie van 7 april 2025 werd de kalender vastgelegd en de zaak bepaald op de terechtzitting van 23 april 2025, waar kamervoorzitter David De Roy verslag uitbracht en eerste auditeur Constantin Nikis een eensluidend advies gaf. Het enig middel betrof de prijsverificatie. De Raad stelde vast dat noch de gunningsbeslissing noch het analyse- of vergelijkingsverslag dat integraal deel uitmaakte van de beslissing enige melding bevatte van een prijsverificatie. Het verslag toonde enkel dat per perceel en per inschrijver de totaalprijzen waren opgelijst, de rekenfouten gecorrigeerd en de laagste offerte geïdentificeerd — dat getuigde niet van een effectieve prijsverificatie conform de wettelijke vereisten. Om de realiteit van de verificatie alsnog aan te tonen, legde ISOSL als vertrouwelijk stuk 13 van het administratief dossier gedetailleerde tabellen over met per perceel en per inschrijver de totaalprijs. In de marge van elk van die tabellen stond een handgeschreven notitie die de prijs vergeleek met die van het corresponderende perceel van het vorige contract, uitgevoerd in 2024. Zo bedroeg de offerte van XLG voor perceel 1 in 2025 11.385 euro, tegen 11.270 euro in 2023-2024, en de offerte van Krinkels voor perceel 3 in 2025 38.715,76 euro, tegen 21.890 euro in 2023-2024. Volgens ISOSL bewees deze vergelijking dat de begunstigden in staat waren het contract uit te voeren tegen de geboden prijzen. De Raad oordeelde echter dat deze stukken noch ondertekend, noch gedateerd waren en niet de identiteit van hun auteur(s) vermeldden, zodat zij prima facie geenszins de realiteit en effectiviteit van de prijsverificatie konden aantonen. Bij gebreke van enig ander stuk in het administratief dossier waaruit een daadwerkelijke prijsverificatie bleek, was het middel ernstig. ISOSL identificeerde geen negatieve gevolgen van een schorsing die zouden opwegen tegen de voordelen ervan. De Raad schorste de gunningsbeslissing en legde de kosten ten laste van ISOSL: 200 euro rolrecht, 26 euro bijdragen en 770 euro rechtsplegingsvergoeding.
Why does this matter?
Dit arrest herinnert eraan dat de aanbestedende overheid niet alleen verplicht is de prijzen te verifiëren, maar ook moet kunnen aantonen dat zij dat effectief heeft gedaan. Het volstaat niet om achteraf niet-ondertekende, ongedateerde vergelijkingstabellen zonder vermelding van de auteur aan het administratief dossier toe te voegen. De Raad controleert de realiteit, juistheid en pertinentie van de motieven — en stukken die niet formeel identificeerbaar zijn, houden geen stand. Bovendien moet de prijsverificatie zichtbaar zijn in de gunningsbeslissing of het analyseverslag zelf, of minstens in het administratief dossier op een verifieerbare manier. Loutere prijsvergelijkingen met een vorig contract, zonder verdere analyse, volstaan niet — zeker niet bij aanzienlijke prijsverschillen tussen de offertes.
The lesson
Zorg dat je prijsverificatie zichtbaar en formeel traceerbaar is. Vermeld in je gunningsbeslissing of analyseverslag dat je de prijzen hebt geverifieerd en tot welke conclusie je bent gekomen. Documenteer je analyse in ondertekende, gedateerde stukken die de auteur identificeren. Niet-ondertekende tabellen met handgeschreven notities, hoe inhoudelijk relevant ook, zijn onvoldoende om de realiteit van je verificatie aan te tonen.
Ask yourself
Blijkt uit mijn gunningsbeslissing of analyseverslag dat ik een effectieve prijsverificatie heb uitgevoerd — of moet ik achteraf losse, niet-ondertekende documenten aanvoeren om dat te bewijzen?
About this database
The Council of State (Raad van State / Conseil d'État) is Belgium's supreme administrative court. In disputes over public procurement — from contract awards to tenderer exclusions — the Council of State is the final arbiter. The rulings in this database are summarised by TenderWolf in plain language, with practical lessons for tenderers and contracting authorities. View all rulings →