Een beschrijvende opsomming van de inhoud van offertes is geen evaluatie — de motivering moet uitleggen waarom de ene offerte beter scoort dan de andere
De Raad van State schorst de gunning van een raamovereenkomst voor fietsleasing voor het personeel van Vivalia, omdat het gunningsverslag zich voor het criterium dienst na verkoop beperkte tot een beschrijvende opsomming van wat elke offerte bevatte, zonder te evalueren waarom de ene offerte beter scoorde dan de andere — terwijl de offerte van de verzoeker op bepaalde punten ruimere diensten aanbood dan die van de gekozen inschrijver.
What happened?
De coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid Vivalia schreef via een openbare procedure een raamovereenkomst voor diensten uit: fietsleasing voor het personeel van de instellingen van Vivalia (besteksnummer 1/053/2024). De aankondiging werd gepubliceerd op 20 december 2024 in het Bulletin der Aanbestedingen en op 23 december 2024 in het Publicatieblad van de Europese Unie. De gunningscriteria waren de prijs inclusief btw voor de volledige contractduur van drie jaar (50 procent), de dienst na verkoop — reactietijd, type contract en dergelijke — (30 procent), en de kwaliteit van het beheerplatform (20 procent). Vier inschrijvers dienden een offerte in: Bike4All, Joule, KBC en O2O. Op 1 april 2025 gunde Vivalia de opdracht aan Bike4All. De offerte van SRL O2O werd als tweede gerangschikt. De beslissing werd op 6 mei 2025 aan de inschrijvers meegedeeld. SRL O2O vorderde op 21 mei 2025 de schorsing bij uiterst dringende noodzakelijkheid. Kamervoorzitter David De Roy bracht verslag uit en eerste auditeur Constantin Nikis gaf een eensluidend advies. De verzoekende partij betoogde in haar eerste middel dat het gunningsverslag voor het tweede criterium — dienst na verkoop — geen werkelijke evaluatie bevatte maar slechts een beschrijvende opsomming. Dat criterium was beoordeeld aan de hand van drie elementen: de concrete onderhouds- en herstellingsmodaliteiten, de verzekeringsdekking en garanties, en de bijstandsdiensten. De Raad ging elk element na, in wezen overeenkomstig de mondelinge vaststellingen van de eerste auditeur ter terechtzitting. Voor het onderhoud vermeldde het verslag dat de verzoeker een jaarlijks onderhoudsbudget van 50 tot 900 euro voorstelde, maar legde niet uit waarom dat minder goed scoorde dan de vier onderhoudsforfaits van de gekozen inschrijver. Bovendien zweeg het verslag over het feit dat de verzoeker ook een netwerk van partnerfietsenmakers aanbood waarnaar de werknemers van de verwerende partij zich konden begeven — precies het element dat het bestek vroeg om verplaatsingen te beperken. Voor de verzekeringen vermeldde het verslag dat de gekozen inschrijver een omniumverzekering zonder franchise aanbood en de verzoeker een wereldwijde dekking met een franchise van 25 euro exclusief btw, maar legde niet uit waarom dat verschil de puntenverdeling rechtvaardigde — terwijl zelfs uit de vertrouwelijke offerte van de gekozen inschrijver niet bleek of die ook een wereldwijde dekking bood. Voor de bijstandsdiensten bood de verzoeker een optionele 24/7-bijstand in de Benelux plus 25 kilometer over de grenzen met Frankrijk en Duitsland, terwijl de gekozen inschrijver slechts 24/7-bijstand in België aanbood — zonder dat het verslag uitlegde waarom de verzoeker desondanks minder goed scoorde op een punt waar zijn offerte op het eerste gezicht significante voordelen bood. De Raad oordeelde dat de verwerende partij niet de beschrijvende evaluatie had uitgevoerd waartoe zij op grond van de formele motiveringsplicht was gehouden. De ruime beoordelingsvrijheid bij de vergelijking van kwalitatieve gunningscriteria heeft als spiegelbeeld een uitgebreide motiveringsplicht. Het volstaat niet om punten toe te kennen en de inhoud van de offertes op te sommen — de motivering moet uitleggen waarom bepaalde elementen tot een hogere of lagere score leiden. Het eerste middel werd ernstig verklaard. De verwerende partij identificeerde geen negatieve gevolgen van de schorsing die zwaarder zouden wegen dan de voordelen. De schorsing werd bevolen. De kosten werden aangehouden.
Why does this matter?
Dit arrest herinnert eraan dat de vergelijking van offertes aan de hand van kwalitatieve gunningscriteria een uitgebreide motiveringsplicht met zich meebrengt — het spiegelbeeld van de ruime beoordelingsvrijheid van de aanbestedende overheid. Het volstaat niet om de inhoud van de offertes op te sommen en punten toe te kennen. De motivering moet uitleggen waarom bepaalde elementen beter of minder goed worden beoordeeld, met concrete verwijzingen. Dat geldt des te meer wanneer een lager gerangschikte offerte op het eerste gezicht ruimere of betere diensten aanbiedt: het verslag moet dan expliciet duiden waarom die elementen toch niet tot een hogere score leiden.
The lesson
Zorg ervoor dat het gunningsverslag bij elk kwaliteitscriterium niet alleen beschrijft wat elke offerte bevat, maar ook evalueert waarom het ene aanbod beter scoort dan het andere. Besteed bijzondere aandacht aan punten waar een lager gerangschikte offerte op het eerste gezicht betere diensten aanbiedt — leg expliciet uit waarom die elementen toch niet tot een hogere score leiden.
Ask yourself
Heb ik voor elk beoordelingselement bij de kwalitatieve gunningscriteria niet alleen beschreven wat de offertes bevatten, maar ook uitgelegd waarom de ene beter scoort dan de andere — en heb ik daarbij de elementen behandeld waar een concurrent op het eerste gezicht een sterker aanbod doet?
About this database
The Council of State (Raad van State / Conseil d'État) is Belgium's supreme administrative court. In disputes over public procurement — from contract awards to tenderer exclusions — the Council of State is the final arbiter. The rulings in this database are summarised by TenderWolf in plain language, with practical lessons for tenderers and contracting authorities. View all rulings →