Wie zijn administratief dossier niet neerlegt, verliest: de Boraine politiezone ziet de gunning van haar politiehotel vernietigd

Wat gebeurde er?

De Zone de police boraine publiceerde op 19 juni 2009 een opdracht voor de architectuur- en engineeringmissie voor de verbouwing van een industrieel gebouw in Colfontaine tot politiehotel. Vijf offertes kwamen binnen, waaronder die van de tijdelijke vennootschap Atelier 2F - T.P.F. Engineering. Een eerste, ongedateerd selectieverslag weerde die combinatie omdat ze 'geen dossier had bezorgd om haar financiële en technische bekwaamheid te beoordelen'; een vergelijkend verslag gaf haar niettemin 53,92 op 110 tegenover 72,40 voor de combinatie rond Atelier d'Architecture Alland-Godimus, aan wie het college op 13 november 2009 de opdracht gunde. Nadat Atelier 2F op 22 januari 2010 een annulatieberoep had ingesteld, ging de politiezone in eigen dossiers zoeken, vond ze een map met selectiedocumenten terug en stelde ze een niéuw verslag op — ditmaal met de vermelding dat alle inschrijvers geselecteerd waren — waarna het college op 20 april 2010 de gunning aan Alland-Godimus bevestigde. De Raad van State aanvaardde dat verzoeksters die vervangingsbeslissing in hun memorie van wederantwoord aanvochten: ze had hetzelfde voorwerp als de oorspronkelijke beslissing, die er impliciet maar zeker door was ingetrokken. Ten gronde bleek het dossier van de politiezone lacunair: ondanks een uitdrukkelijk verzoek van de eerste auditeur-verslaggever van 2 februari 2012 om de weerhouden offerte vóór 10 februari neer te leggen, bezorgde ze die pas op 25 april 2012, ná haar laatste memorie. De Raad weerde die stukken uit de debatten — verzoeksters hadden er niet meer op kunnen reageren — en paste artikel 21, derde lid van de gecoördineerde wetten toe: de door verzoeksters aangevoerde feiten golden als bewezen, nu ze niet kennelijk onjuist waren. Het middel over de schending van de gelijkheid tussen de inschrijvers bij de beoordeling van de offertes was daarmee gegrond. De Raad vernietigde de beslissing van 20 april 2010, stelde vast dat over die van 13 november 2009 niet meer moest worden geoordeeld, en legde de kosten van 350 euro bij de politiezone.

Waarom doet dit ertoe?

Dit arrest laat twee mechanismen zien die het aanbestedingscontentieux tot op vandaag beheersen. Eerst de vervangingsmanoeuvre: een aanbesteder die na een beroep zijn beslissing overdoet — hier met een verslag dat de eerdere niet-selectie geruisloos omkeerde — ontsnapt daarmee niet aan de rechter. De nieuwe beslissing met hetzelfde voorwerp kan in de lopende procedure worden aangevochten, en de oude geldt als impliciet ingetrokken. Vervolgens, en vooral, de sanctie op een gebrekkig administratief dossier. De Raad van State oordeelt op stukken; wie als aanbesteder de essentiële documenten — zoals de winnende offerte — niet of te laat neerlegt, ondergraaft de wettigheidscontrole zelf. Artikel 21, derde lid draait dan de bewijslast om: de feiten van de verzoekende partij worden geacht bewezen te zijn. Laattijdig herstel helpt niet, want stukken die na het laatste memorie opduiken worden geweerd om de tegensprekelijkheid van het debat te redden. Het resultaat is opmerkelijk: een gunning sneuvelt niet omdat de vergelijking van de offertes inhoudelijk fout bleek, maar omdat ze oncontroleerbaar was geworden. Voor een procespartij is dat een les in procesdiscipline; voor de rechtspraktijk een illustratie dat dossierbeheer geen administratieve bijzaak is maar het fundament van de verdediging.

Gerelateerde arresten

• Arrest 221658 — Arrest van dezelfde kamer en dezelfde dag (7 december 2012, zaak Jerouville t. SRWT): daar leidde een parallelle strafklacht over dezelfde vermeende onregelmatigheden tot de opschorting van de uitspraak tot na de strafprocedure — een andere manier waarop het procedurele spel de afloop van een aanbestedingsgeschil bepaalt.