Proximus laadt zijn kandidatuur in het verkeerde e-Tendering-dossier op — en de Raad van State noemt de wering ervan overdreven formalisme
De Raad van State schorst bij uiterst dringende noodzakelijkheid de selectiebeslissing van Lantis voor de raamovereenkomst ICT-infrastructuur: een tijdig ingediende aanvraag tot deelneming die door een verwisseling van twee bijna identieke dossiernummers in het e-Tendering-dossier van de zusteropdracht belandde, zomaar weren zonder ze te beoordelen, gaat verder dan de doelstellingen van de elektronische indiening vergen en schendt prima facie het evenredigheidsbeginsel.
Wat gebeurde er?
Lantis — de bouwheer van de Oosterweelverbinding — publiceerde op 18 juli 2022 gelijktijdig twee raamovereenkomsten: ‘ICT infrastructuur en digitale werkplekdiensten’ (BAM 2022-191) en ‘Software ontwikkeling en onderhoudsdiensten’ (BAM 2022-192), beide via een mededingingsprocedure met onderhandeling, beide met dezelfde uiterste indieningsdatum: 31 augustus 2022 om 12u30. Proximus wilde meedingen naar de ICT-opdracht en diende tijdig in — maar laadde zijn aanvraag tot deelneming op in het e-Tendering-dossier van de softwareopdracht: de dossiernummers verschilden amper (BAM-PPP1HI-191/2031 tegenover BAM-PPP1HI-192/2032). Het gevolg liet zich raden. In het PV van opening voor de ICT-opdracht (zeven kandidaten) kwam Proximus niet voor; in het nazichtsverslag voor de softwareopdracht werd het bedrijf uitgesloten omdat het ‘met het verkeerde dossier’ had ingediend. Op 4 oktober 2022 selecteerde het managementcomité vijf kandidaten voor de ICT-opdracht — impliciet maar zeker zonder Proximus. Toen Proximus op 19 oktober de ‘kleine klerikale fout’ signaleerde en vroeg zijn kandidatuur alsnog in overweging te nemen, antwoordde Lantis op 24 oktober dat een kandidatuur niet van het ene dossier naar het andere kan worden overgezet, dat het PV van opening definitief was en dat een latere toevoeging procesrisico’s zou creëren tegenover de wel geselecteerde kandidaten. De Raad van State zag het anders. De vordering was tijdig: pas de brief van 24 oktober maakte Proximus duidelijk dat zijn aanvraag voor de ICT-opdracht niet in aanmerking werd genomen. Ten gronde vertrok de Raad van artikel 4 van de wet van 17 juni 2016 en de Europese evenredigheidsrechtspraak: van meerdere geschikte maatregelen moet de minst belastende worden gekozen. De elektronische indiening dient de gelijkheid van de kandidaten en het vermijden van manipulatie — en die doelstellingen waren hier bereikt: de aanvraag was tijdig ingediend, niemand betwistte dat, en van manipulatie was geen sprake. Artikel 34, § 2 van het KB plaatsing (verbetering van rekenfouten in offertes) was niet ter zake dienend, want dit was geen foutieve offerte maar een verkeerd opgeladen aanvraag. De handleiding van de FOD BOSA toonde bovendien dat een ‘bijkomend’ PV van opening kon worden aangemaakt, zodat de overheveling transparant kon verlopen. En de concrete omstandigheden wogen zwaar: identieke aanbesteder, quasi-identieke dossiernummers, identieke deadline, en een aanvraag die al op de voorpagina duidelijk naar de ICT-opdracht verwees — Lantis had de vergissing meteen zelf opgemerkt. Door de aanvraag zonder meer te weren nam Lantis prima facie een maatregel die verder ging dan nodig; het middel was ernstig en de selectiebeslissing van 4 oktober 2022 werd geschorst, met eensluidend advies van de auditeur.
Waarom doet dit ertoe?
Dit arrest is hét Belgische referentiepunt voor de vraag wat een aanbesteder moet doen wanneer een kandidatuur of offerte op het verkeerde virtuele bureau belandt. De Raad aanvaardt het uitgangspunt van Lantis — de inschrijver moet correct indienen, de overheid hoeft zijn fouten niet te herstellen — maar plaatst er een even principiële grens tegenover: overdreven formalisme is geen risicobeheersing maar een evenredigheidsprobleem. De toetssteen is functioneel, niet formeel: zijn de doelstellingen van de elektronische indiening — gelijkheid, geen manipulatie, een vaststaand indieningstijdstip — bereikt? Zo ja, dan is het weren van een tijdige aanvraag om de enkele reden dat ze in de verkeerde map zit, een maatregel die verder gaat dan nodig. Opvallend is hoe concreet de Raad de belangenafweging maakt: hij kijkt naar de bijna identieke dossiernummers, de identieke deadline, het feit dat de aanbesteder de vergissing zelf onmiddellijk had opgemerkt, en zelfs naar de handleiding van e-Tendering om aan te tonen dat een bijkomend PV van opening de zaak transparant kon rechtzetten. Het procesrisico-argument — ‘de tweede gerangschikte zal protesteren’ — wordt gerelativeerd: de gelijkheid is net gebaat bij het in aanmerking nemen van álle tijdige aanvragen. Daarnaast bevat het arrest een nuttige les over termijnen: de kennisgeving van de niet-selectie voor de éne opdracht doet de beroepstermijn voor de ándere opdracht niet lopen, zolang de aanbesteder die tweede beslissing niet formeel heeft meegedeeld. Voor een tijdperk waarin vrijwel alle indieningen via e-Procurement verlopen, is dit een arrest met een lange houdbaarheidsdatum.
De les
Voor inschrijvers: controleer bij elektronische indiening tot vervelens toe of u in het juiste dossier zit, zeker wanneer dezelfde aanbesteder gelijktijdig meerdere opdrachten met bijna identieke referenties publiceert — de vergissing van Proximus werd hier gered door de rechter, maar dat kostte een UDN-procedure. Gaat het toch mis, reageer dan onmiddellijk en schriftelijk, bevestig voor welke opdracht uw indiening bedoeld was, en onthoud dat de termijn pas begint te lopen wanneer de aanbesteder u formeel duidelijk maakt dat uw aanvraag voor dié opdracht niet meetelt. Voor aanbesteders: weeg bij een verkeerd opgeladen maar tijdige indiening de evenredigheid af vóór u naar de formele bijl grijpt. Vraag u af of de gelijkheid of de onmanipuleerbaarheid werkelijk in het gedrang komt, en gebruik de instrumenten die het platform biedt — zoals een bijkomend PV van opening — om de rechtzetting transparant te documenteren. Wie kandidaten met een louter formele misstap wegwuift terwijl de doelstellingen van de regel bereikt zijn, riskeert een schorsing en moet zijn procedure overdoen.
Te onthouden
- Het weren van een tijdig ingediende aanvraag tot deelneming om de enkele reden dat ze in het verkeerde e-Tendering-dossier is opgeladen, getuigt prima facie van overdreven formalisme en schendt het evenredigheidsbeginsel wanneer de doelstellingen van de elektronische indiening bereikt zijn.
- De toets is functioneel: is de gelijkheid onder de kandidaten in gevaar gebracht of manipulatie mogelijk gemaakt? Zo neen, dan is het normdoel van het platform bereikt.
- Art. 34, § 2 KB plaatsing 2017 (verbetering van rekenfouten en materiële fouten in offertes) is niet ter zake dienend bij een verkeerd opgeladen aanvraag tot deelneming.
- Een ‘bijkomend’ proces-verbaal van opening via e-Tendering maakt een transparante overheveling naar het juiste dossier mogelijk; het definitieve karakter van het automatische PV is dus geen sluitend argument.
- De beroepstermijn begon pas te lopen met de brief van 24 oktober 2022, waarin Lantis voor het eerst duidelijk maakte dat de aanvraag voor de ICT-opdracht niet in aanmerking kwam — niet met de kennisgeving van 13 oktober over de softwareopdracht.
- De concrete omstandigheden wogen door: quasi-identieke dossiernummers (191/2031 vs. 192/2032), dezelfde deadline, en een aanvraag die op de voorpagina naar de ICT-opdracht verwees en waarvan Lantis de vergissing meteen had opgemerkt.
Waarop letten
- De Raad bevestigt tegelijk dat de zorgvuldigheidsplicht bij de inschrijver ligt: aan Lantis werd geen fout verweten, en de redding van Proximus steunt volledig op de evenredigheidstoets — niet op een recht op herstel van eigen fouten.
- Het gaat om een prima facie-oordeel in UDN; er was nog geen gunningsbeslissing, en het beroep tegen de ‘gunning’ was om die reden zonder voorwerp.
- De uitsluiting van andere kandidaten wegens vormgebreken (ontbrekend UEA, indiening per e-mail) bleef buiten het debat; niet elke formele tekortkoming is dus gelijk aan deze.
- Wie zich op een vergissing beroept, moet kunnen tonen dat de indiening tijdig én inhoudelijk herkenbaar voor de juiste opdracht bedoeld was.
Stel jezelf de vraag
Verifieert u bij elke e-Tendering-indiening het dossiernummer, de opdrachtnaam én de aanbesteder vóór het opladen — en nogmaals in de ontvangstbevestiging? Weet u dat een tijdige indiening in het verkeerde dossier niet automatisch fataal is, maar dat u de vergissing wel meteen moet signaleren? Kunt u als aanbesteder uitleggen welk normdoel — gelijkheid, geen manipulatie — geschonden zou worden als u de verkeerd opgeladen aanvraag toch in aanmerking neemt? En kent u de mogelijkheid om via het platform een bijkomend proces-verbaal van opening aan te maken om zo’n rechtzetting transparant te maken?
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →