Vordering e-bikes leverancier tegen stopzetting raamovereenkomst Genk verworpen wegens laattijdigheid
Vordering verworpen: Bezõe's UDN-vordering tegen de stopzetting door Genk van de raamovereenkomst voor elektrische fietsen is laattijdig — de termijn van vijftien dagen begint te lopen vanaf de verzending van de aangetekende brief, niet vanaf de ontvangst. Ten overvloede oordeelt de Raad dat budgettaire beperkingen geldige motieven vormen voor stopzetting.
Wat gebeurde er?
Stad Genk schrijft in september 2023 een raamovereenkomst uit voor de levering van elektrische fietsen ten behoeve van Groep Genk, met de stad als aankoopcentrale voor meerdere entiteiten. Maximale waarde: 600.000 EUR btw inclusief. Zeven inschrijvers dienen een offerte in, waaronder Bezõe. De gunningsprocedure verloopt traag: tussen december 2023 en maart 2024 informeert Bezõe herhaaldelijk naar de voortgang, zonder bevredigend antwoord. Op 12 maart 2024 beslist het college van burgemeester en schepenen de procedure stop te zetten, met als motivering dat het beschikbare budget nog slechts ¼ bedraagt van het oorspronkelijk voorziene budget. Bezõe dient op 2 april 2024 een UDN-vordering in tegen deze beslissing. Na kennisneming van het verzoekschrift trekt het college op 16 april 2024 de eerste stopzettingsbeslissing in — erkennend dat de motivering 'enigszins dubbelzinnig' was — en neemt dezelfde dag een nieuwe, uitvoeriger gemotiveerde stopzettingsbeslissing. De nieuwe motivering wijst op de toegenomen schaarste aan publieke middelen door opeenvolgende crisissen, hoge inflatie, hoge rente, zwakke conjunctuur, het naderende einde van de legislatuurcyclus en het meerjarig karakter van de raamovereenkomst tot 31/12/2027. De kennisgeving gebeurt per e-mail op 17 april 2024 en per aangetekend schrijven verzonden op 19 april 2024 (aangeboden aan Bezõe op 26 april). Bezõe dient op 11 mei 2024 een nieuwe UDN-vordering in tegen de tweede stopzettingsbeslissing. De Raad van State verwerpt de vordering in de eerste plaats wegens laattijdigheid. Over de aanvang van de termijn van vijftien dagen oordeelt de Raad — op basis van de wettekst, richtlijn 89/665/EEG (artikel 2quater) en de parlementaire voorbereiding — dat deze begint te lopen vanaf de datum van verzending van de aangetekende brief (19 april 2024), niet vanaf de ontvangst. De termijn verstreek op 4 mei 2024 (verlengd tot 6 mei wegens zaterdag). De vordering van 11 mei is dus laattijdig. Ten overvloede onderzoekt de Raad ook de grond. Over het belang: Bezõe heeft als inschrijver belang bij schorsing van een stopzettingsbeslissing, ook al maken andere inschrijvers dan eveneens kans. Over de drie onderdelen van het enig middel: (1) de bewering dat budgettaire beperkingen pas laat opdoken is niet overtuigend — meerjarenplankredieten worden minstens jaarlijks aangepast en herschikking is aanvaardbaar; (2) de stelling dat het totale exploitatiebudget limitatief is per post, wordt verworpen — kredieten zijn limitatief op totaalniveau, niet per post; (3) het zorgvuldigheidsbeginsel wordt niet concreet onderbouwd. Artikel 85 laat stopzetting toe op elk ogenblik, ook in een laat stadium. De kosten die inschrijvers hebben gemaakt (inclusief een testfiets op maat) behoren tot het ondernemersrisico, onder voorbehoud van biedvergoeding ex artikel 12/9. Het enig middel is in geen van zijn onderdelen ernstig.
Waarom doet dit ertoe?
Dit arrest bevat een principiële uitspraak over de berekening van de vijftiendagentermijn bij UDN-vorderingen in overheidsopdrachten: de termijn begint te lopen vanaf de verzending van de aangetekende brief, niet vanaf de ontvangst door de geadresseerde. Dit is een rechtszekerheidskeuze die de Raad uitvoerig motiveert aan de hand van de wettekst, de Europese richtlijn en de parlementaire voorbereiding. Het arrest bevestigt daarnaast dat budgettaire beperkingen, zelfs wanneer ze pas tijdens de procedure opduiken, geldige motieven vormen voor stopzetting van een plaatsingsprocedure. De aanbesteder behoudt zijn discretionaire bevoegdheid om op elk ogenblik van de gunning af te zien, ook nadat reeds kosten werden gemaakt door inschrijvers.
De les
Termijnbewaking is cruciaal: de vijftiendagentermijn voor een UDN-vordering begint te lopen vanaf de datum van verzending van de aangetekende brief, niet vanaf de ontvangst — ook al heeft de post vertraging. Reken de termijn daarom altijd vanaf de verzendingsdatum. Als aanbestedende overheid: budgettaire beperkingen rechtvaardigen stopzetting, maar motiveer omstandig en vermijd tegenstrijdigheden met eerdere communicatie. Het is beter om één duidelijk gemotiveerde beslissing te nemen dan een dubbelzinnige te moeten intrekken en hernemen.
Stel jezelf de vraag
Heb ik als inschrijver de termijn berekend vanaf de verzendingsdatum van de aangetekende brief en niet vanaf de ontvangst? Heb ik als aanbesteder mijn stopzettingsbeslissing van bij het begin omstandig gemotiveerd, zodat intrekking en hernemen niet nodig zijn?
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →