Je prijzen verantwoorden is een examen met één kans
De Raad van State verwerpt een schorsingsberoep tegen de uitsluiting van een inschrijver wegens abnormaal lage prijzen, omdat die bij zijn prijsverantwoording enkel een zelfgemaakt tabelletje indiende zonder enig bewijsstuk — en de opdrachtgever niet verplicht is om daar een tweede keer naar te vragen.
Wat gebeurde er?
De intercommunale Hygea (afvalbeheer in de regio Mons-Borinage-Centre) schreef via een openbare procedure een opdracht uit voor de levering van wisselstukken voor haar wagenpark, verdeeld over vier percelen. Drie bedrijven dienden een offerte in. De offerte van Auto M&M bedroeg zo'n 610.000 euro over vier jaar — terwijl de raming op 1,6 miljoen euro lag. Hygea startte een prijsonderzoek en vroeg Auto M&M uitdrukkelijk om haar prijzen te verantwoorden met 'concrete, becijferde en door bewijsstukken gestaafde' justificaties. Auto M&M stuurde binnen de termijn van dertien dagen een zelfgemaakt Excel-tabelletje met aan- en verkoopprijzen, plus wat algemene uitleg over haar ervaring en marges. Geen enkele factuur, geen enkel leverancierscontract — maar wel het aanbod om die 'op verzoek' na te sturen. Hygea verklaarde de offerte onregelmatig. Auto M&M vocht de beslissing aan met zes argumenten: het prijsonderzoek was niet correct verlopen, de termijn was te kort, Hygea had een tweede keer om documenten moeten vragen, de verwaarloosbare posten waren niet onderzocht, en de vergelijking met de andere offerte klopte niet. De Raad verwierp alles. De termijn van dertien dagen was boven het wettelijke minimum van twaalf, Auto M&M had zich daar niet tijdig over beklaagd. De bewijslast lag bij de inschrijver, niet bij de opdrachtgever — en die had al uitdrukkelijk om bewijsstukken gevraagd. Als alle eenheidsprijzen abnormaal zijn, hoeft de opdrachtgever niet post per post te onderzoeken welke verwaarloosbaar zijn.
Waarom doet dit ertoe?
Dit arrest is een heldere waarschuwing voor inschrijvers die bij een prijsonderzoek menen dat ze 'later nog wel kunnen bijsturen'. De bewijslast ligt volledig bij de inschrijver, en een opdrachtgever hoeft niet twee keer naar dezelfde documenten te vragen. Een zelfgemaakt overzicht zonder onderbouwende stukken volstaat niet, ook al bied je aan die 'op verzoek' na te sturen. Bovendien bevestigt het arrest dat wanneer alle eenheidsprijzen abnormaal zijn, het onderscheid tussen verwaarloosbare en niet-verwaarloosbare posten irrelevant wordt.
De les
Behandel een prijsverantwoording als een examen met één kans. Stuur meteen alle bewijsstukken mee: facturen, leverancierscontracten, offertes. Wacht niet tot de opdrachtgever erom vraagt en ga er niet van uit dat je een tweede kans krijgt. Controleer ook of de gevraagde termijn volstaat, en vraag tijdig verlenging als dat niet zo is — achteraf klagen over een te korte termijn is te laat.
Stel jezelf de vraag
Als ik een prijsverantwoording indien: heb ik voor elke opgegeven aankoopprijs ook een bewijsstuk bijgevoegd, of vertrouw ik erop dat de opdrachtgever daar nog apart om zal vragen?
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →