Kwaliteitsdoelstellingen per stuk beoordelen en scoren is geen ongeoorloofd gebruik van subgunningscriteria
De Raad van State verwerpt de vordering tegen de gunning van een raamovereenkomst voor warme drankautomaten omdat het systematisch beoordelen en scoren van elk van de in het bestek aangekondigde kwaliteitsdoelstellingen geen ongeoorloofde subgunningscriteria creëert, maar slechts de aangekondigde beoordelingsmethodiek van plus- en minpunten toepast.
Wat gebeurde er?
CV Fluvius System Operator schreef als aanbestedende entiteit in de speciale sectoren — werkend in opdracht en voor rekening van negen distributienetbeheerders — via onderhandelingsprocedure met voorafgaande oproep tot mededinging een raamovereenkomst uit voor catering en vending (ref. FLU23D034), verdeeld over vier percelen. Perceel 2 betrof warme drankautomaten. Acht aanvragen tot deelneming werden ingediend; zeven kandidaten werden geselecteerd. Drie inschrijvers dienden een offerte in: NV S. (de verzoekende partij), NV A. en NV M.C.S. Het bestek bevatte twee gunningscriteria: prijs (60 punten, regel van drie) en kwaliteit warme drankautomaten en dienstverlening (40 punten). Het kwaliteitscriterium voorzag in een beoordelingsmethode op basis van een startscore van 20% (8 punten op 40), waarop plus- en minpunten werden toegekend van -2 tot +2 per element, opgeteld tot een voorlopige score die vervolgens werd herrekend via de formule (score huidige offerte / score beste offerte) × 40 punten. Het bestek noemde zes kwaliteitsdoelstellingen als beoordelingselementen: (1) uitgebreid aanbod via de automaten, (2) continue, correcte, flexibele, efficiënte, duurzame, toekomstgerichte en kwaliteitsvolle uitvoering, opvolging, adviesverlening en bijsturing, (3) correct en transparant overzicht van werkzaamheden, materialen en producten, (4) vlotte en gecoördineerde opstart inclusief planning, (5) transparante en volledige digitale rapportering, en (6) testen van koffiebonen door eindgebruikers. Na regularisatie, onderhandelingen op 7 oktober 2024 en een BAFO-ronde (uitnodiging 9 december 2024, deadline 20 december 2024 — met de expliciete vermelding dat de opdrachtgever 'enkel kan beoordelen wat schriftelijk opgenomen is in de offerte') gunde Fluvius op 26 februari 2025 aan NV M.C.S. met een totaalscore van 98,94 punten (prijs 58,94, kwaliteit 40) boven NV S. met 85,26 punten (prijs 60, kwaliteit 25,26). NV S. voerde drie middelen aan. In het eerste middel stelde zij dat de zes kwaliteitsdoelstellingen als niet-aangekondigde subgunningscriteria waren gehanteerd, en dat de tweede doelstelling bovendien vijf niet-aangekondigde sub-subgunningscriteria bevatte (onderhoud, ingezette techniekers, interventies en bereikbaarheid, continuïteit met vervangtoestellen, controle en opvolging). De Raad verwierp dit. De inschrijvers konden op basis van het bestek verwachten dat alle doelstellingen aan bod zouden komen. De globale startscore van 8 punten gold voor het hele criterium, niet per doelstelling — de voorlopige scores per doelstelling waren slechts het resultaat van de per element vastgestelde plus- en minpunten. Dat de tweede doelstelling zwaarder doorwoog, kwam doordat de inschrijvers zich op meer elementen van elkaar onderscheidden — wat inherent was aan de ruime formulering van die doelstelling en aan de aangekondigde methodiek. In het tweede middel bekritiseerde NV S. de concrete puntentoekenning op vijf punten. De Raad verwierp elk punt: de crisisprocedure van M.C.S. dekte een ruimere lading dan wat NV S. aanbood, de 24/7 bereikbaarheid van M.C.S. was daadwerkelijk terwijl NV S. buiten kantooruren alleen een antwoordapparaat bood, het vervangtoestel op elke site ging verder dan wat NV S. bood, de rapportering was correct beoordeeld, en het minpunt voor het ontbreken van een beschrijving van de testing van koffiebonen was gerechtvaardigd — NV S. had de testing besproken tijdens de onderhandelingen maar niet opgenomen in haar BAFO, terwijl zij uitdrukkelijk was gewaarschuwd dat alleen het schriftelijke aanbod zou worden beoordeeld. In het derde middel stelde NV S. dat de uitsluitingsgronden niet waren geverifieerd vóór de gunning. De Raad oordeelde dat het onderzoek bij de selectiefase had plaatsgevonden, dat het gunningsverslag daar melding van maakte, dat het administratief dossier recente uittreksels uit het strafregister van januari en februari 2025 bevatte, en dat NV S. geen belang had bij de grief over de fiscale en sociale attesten nu Fluvius ook die recente attesten had bijgevoegd.
Waarom doet dit ertoe?
Dit arrest verduidelijkt dat het systematisch bespreken en scoren van elke in het bestek genoemde kwaliteitsdoelstelling niet gelijkstaat met het hanteren van niet-aangekondigde subgunningscriteria. Als het bestek een beoordelingsmethode met plus- en minpunten aankondigt, en die punten per doelstelling optelt tot een globale score, past de aanbestedende overheid gewoon haar eigen methode toe. Het feit dat meer scorepunten worden toegekend onder een bepaalde doelstelling wijst niet op een scheefgetrokken weging, maar op meer onderscheidende elementen — wat inherent is aan de vergelijkende beoordeling. Het arrest herinnert er ook aan dat bij een BAFO alleen het schriftelijke aanbod telt: wat tijdens de onderhandelingen is besproken maar niet in de BAFO is opgenomen, wordt niet beoordeeld.
De les
Als het bestek een beoordelingsmethode met plus- en minpunten per element aankondigt, wees er dan op voorbereid dat elke genoemde kwaliteitsdoelstelling afzonderlijk aan bod komt en dat doelstellingen met meer onderscheidende elementen zwaarder doorwegen in de totaalscore. Dat is geen ongeoorloofd subcriterium, maar de logische toepassing van de methodiek. En bij een BAFO: zorg dat je kwaliteitsplan alles bevat — wat niet schriftelijk in de offerte staat, wordt niet beoordeeld, ook al is het besproken tijdens de onderhandelingen.
Stel jezelf de vraag
Staan alle elementen die ik tijdens de onderhandelingen heb besproken ook effectief in mijn BAFO-kwaliteitsplan — of riskeer ik dat de aanbestedende overheid ze niet in rekening brengt omdat ze niet schriftelijk in de offerte zijn opgenomen?
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →