Wanneer een inschrijver ook na een uitdrukkelijk verzoek om verduidelijking de gevraagde informatie niet verstrekt, is de aanbestedende overheid verhinderd de offerte te beoordelen en moet zij die nietig verklaren
De Raad van State verwerpt de vordering tot schorsing van de onregelmatigverklaring van een offerte voor duurzame energieopslag, omdat de inschrijver — ook na een uitdrukkelijk verduidelijkingsverzoek — de vereiste informatie over standby- en koelingsverbruik niet verstrekte, waardoor de aanbestedende overheid de offerte niet kon aftoetsen aan het subgunningscriterium OPEX en verplicht was de offerte nietig te verklaren.
Wat gebeurde er?
Het Intergemeentelijk Samenwerkingsverband voor Vuilverwijdering en -verwerking in Brugge en Ommeland (IVBO) schreef een opdracht voor leveringen uit — duurzame energieopslag en productie met laadinfrastructuur — via een openbare procedure. Het bestek bevatte onder meer een subgunningscriterium OPEX, waarvoor de inschrijvers informatie moesten verstrekken over het standby-verbruik en het koelingsverbruik van de batterij bij 600 cycli, uitgedrukt in kWh en berekend tegen 0,10 €/kWh, naast de onderhoudskosten op jaarbasis. De aanstiplijst in het bestek vermeldde dit uitdrukkelijk. Negen inschrijvers dienden een offerte in. De verwerende partij stelde vast dat de offerte van de verzoekende partij — de NV Linea Trovata Suntec — de vereiste informatie over standby- en koelingsverbruik niet bevatte. Zij richtte een verduidelijkingsverzoek aan de verzoekende partij (en aan andere inschrijvers in vergelijkbare omstandigheden). De verzoekende partij bezorgde weliswaar een bijgewerkt voorstel van onderhoudscontract, maar ging niet in op de vraag naar het standby- en koelingsverbruik. De verwerende partij verklaarde de offerte daarop substantieel onregelmatig. De verzoekende partij voerde twee middelen aan. In het eerste middel betoogde zij dat de ontbrekende gegevens berekenbaar waren op basis van haar offerte, dat het hoogstens om een materieel gemis ging dat de aanbestedende overheid zelf had kunnen rechtzetten, en dat het gelijkheidsbeginsel was geschonden doordat andere inschrijvers wél verduidelijkingsvragen hadden gekregen. In het tweede middel betoogde zij dat haar geen gelegenheid was geboden om te verduidelijken over de twee elementen waarop haar offerte als onregelmatig was beschouwd. De Raad verwierp beide middelen. De verzoekende partij had wél een verduidelijkingsverzoek ontvangen — net als andere inschrijvers — maar had de gevraagde informatie niet verstrekt. Het bestek vereiste uitdrukkelijk dat de informatie over standby- en koelingsverbruik bij de offerte werd gevoegd. Door deze informatie niet te verschaffen, ook niet na uitdrukkelijke vraag, was de aanbestedende overheid verhinderd de offerte af te toetsen aan het subgunningscriterium OPEX. In een openbare procedure is de aanbestedende overheid verplicht een substantieel onregelmatige offerte nietig te verklaren. De Raad legde de kosten wel ten laste van de verwerende partij, omdat de formulering van het bestreden besluit de verzoekende partij op het verkeerde been kon hebben gezet over de draagwijdte van de motivering.
Waarom doet dit ertoe?
Dit arrest illustreert dat een verduidelijkingsverzoek geen vrijblijvende formaliteit is. Wanneer een aanbestedende overheid een inschrijver de kans geeft om ontbrekende informatie aan te vullen en de inschrijver daar niet op ingaat, kan de aanbestedende overheid de offerte onmogelijk beoordelen op het betrokken criterium — en moet zij de offerte in een openbare procedure nietig verklaren. Het arrest toont ook dat de formulering van het bestreden besluit ertoe doet: een onduidelijke motivering kan de verzoeker op het verkeerde been zetten, wat de Raad vertaalt in een kostenverdeling ten nadele van de verwerende partij — zelfs bij verwerping van de vordering. (Samenstelling: Stephan De Taeye, waarnemend voorzitter; Silja Doms, griffier. Eensluidend advies van eerste auditeur-afdelingshoofd Ann Eylenbosch.)
De les
Als inschrijver: wanneer je een verduidelijkingsverzoek ontvangt, beantwoord dan elke gestelde vraag concreet en volledig. Een bijgewerkt document indienen dat de specifiek gevraagde informatie niet bevat, volstaat niet. Als aanbestedende overheid: formuleer je motivering voor de onregelmatigverklaring zo helder mogelijk. Een vage verwijzing naar 'ontbrekende relevante informatie' kan de inschrijver op het verkeerde been zetten en — zelfs bij een terechte beslissing — leiden tot een kostenveroordeling in je nadeel.
Stel jezelf de vraag
Als ik een verduidelijkingsverzoek ontvang van de aanbestedende overheid: heb ik elke gestelde vraag concreet beantwoord met de specifiek gevraagde gegevens — of heb ik alleen een bijgewerkt document toegestuurd zonder na te gaan of het de gevraagde informatie effectief bevat?
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →