Aanbestedende dienst mag aanbestedingsprocedure niet herdoen omdat prijs van favoriet te hoog is gevonden
Een aanbestedende dienst kan niet zomaar een aanbestedingsprocedure voor goederen opnieuw starten omdat de gekozen aanbieders een prijs hebben gesteld die naar mening van het openbaar bestuur te hoog is.
Wat gebeurde er?
Een aanbestedende dienst startte een procedure voor de aankoop van bepaalde goederen (fournitures). Na evaluatie van de aanbiedingen voldeed de bedrijven aan alle formele eisen en was de prijs redelijk gegeven de omvang en complexiteit van de order. Echter vond de aanbestedende dienst achteraf dat alle indieners samen toch wel erg duur waren geworden. De aanbestedende dienst wilde daarom de hele procedure annuleren en opnieuw starten, hopende dat volgende keer bedrijven met lagere prijzen zouden indienen.
Waarom doet dit ertoe?
Openbare aanbestedingen zijn niet bedoeld als onderhandelingsmiddel met toeleveranciers. Je kunt niet zeggen: 'Jullie prijzen bevallen me niet, ik begin opnieuw en hou er op dat volgende keer alles goedkoper wordt.' Dit zou onzekerheid creëren voor alle deelnemers en zou betekenen dat je normale aanbestedingen willekeurig kunt herdoen. Concurrenten moeten kunnen vertrouwen op duidelijke regels.
De les
Zorg ervoor dat je in je aanbestedingsdocumenten goed uitgaat van realistische prijzen. Als je een budget hebt, zorg dan dat je dat budget redelijk bepaald hebt (via marktonderzoek, historical data, benchmarking) voordat je de aanbestedingsprocedure opent. Controleer daarom vooraf: is mijn budget realistisch? Heb ik genoeg onderzoek gedaan naar normale marktprijzen? Stel je vervolgens niet zomaar aan het eind van de procedure vast dat je budget te laag was — je hebt je thuis al moeten afvragen of je budget klopte. Let ook op: sommige aanbestedende diensten stellen absurd lage budgetten vast (bijvoorbeeld omdat ze sparen willen), en dan kunnen ze niet verbaast zijn dat ze weinig of geen serieuze aanbiedingen krijgen.
Stel jezelf de vraag
Heb ik mijn budget bepaald op basis van werkelijk marktonderzoek, niet op basis van wat ik graag zou willen betalen? Heb ik met minstens 3 potentiële leveranciers (informeel) gesproken voordat ik de procedure startte? Accepteer ik dat prijzen in de markt kunnen stijgen, en kan ik daar flexibel mee omgaan in plaats van altijd procedures te herdoen? Heb ik 'abnormaal lage' prijzen als criterium in mijn procedure opgenomen, zodat ik die kan onderzoeken? Weet ik exact welke redenen aanvaardbaar zijn om een procedure af te stellen of in te trekken?
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →