Een lege prijsinventaris, een mail met de ‘juiste’ versie en metadata als bewijs: de Haven van Brussel mocht dat niet als zuiver materiële fout rechtzetten
De nv G. diende bij haar laatste offerte voor de bewakingsopdracht van de Haven van Brussel een volledig lege inventaris in voor de camera-optie en bezorgde een week later per mail de ‘bedoelde’ ingevulde versie, met als bewijs bestandsmetadata van vóór de deadline; de Raad van State oordeelt dat de Haven die inventaris niet als verbetering van een zuiver materiële fout mocht aanvaarden, omdat bij een opdracht tegen prijslijst de afzonderlijke eenheidsprijzen niet met zekerheid uit de offerte bleken, en schorst de gunning — ook omdat de Haven de bijlage met de motivering van de kwaliteitsscores nooit aan de verliezer had bezorgd.
Wat gebeurde er?
De Haven van Brussel schreef in de speciale sectoren een dienstenopdracht uit voor ‘Veiligheid op het havendomein – bewaking. Permanente dispatching en mobiele bewaking’, via een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande oproep tot mededinging. Het bestek maakte er uitdrukkelijk een opdracht tegen prijslijst van: enkel de eenheidsprijzen zijn forfaitair, de hoeveelheden zijn vermoedelijk. De gunningscriteria waren prijs (40%), technische waarde (55%) en milieukenmerken (5%). Het bestek voorzag in verplichte opties, waaronder optie 4: de terbeschikkingstelling, installatie en het onderhoud van videobewakingsmiddelen, gaande van één tot honderd PTZ-camera’s. Zes inschrijvers dienden een offerte in, onder wie de NV S. en de nv G. Een eerste gunning van 4 mei 2026 werd op 8 juni 2026 ingetrokken. Op 25 juni 2026 vroeg de Haven de drie geselecteerde inschrijvers om een nieuwe offerte, bestaande uit een ingevulde nieuwe inventaris voor optie 4 met vier posten — 6.1 huur van camera’s, 6.2 huur van masten, 6.3 installatie/de-installatie van camera’s en 6.4 installatie en de-installatie van masten — samen met een toelichting bij de gemaakte keuzes. De indieningstermijn liep tot 3 juli 2026. De nv G. diende tijdig in, maar de inventaris die ze opliet was volledig leeg: geen enkele eenheidsprijs, geen totaalprijs. In haar begeleidende brief stond nochtans dat ze de nieuwe inventaris had ‘ingevuld zonder de structuur ervan te wijzigen’, en ze lichtte er prijzen in toe. Op 10 juli 2026 vroeg de Haven haar die tegenstrijdigheid uit te leggen. Nog dezelfde dag antwoordde de nv G. dat bij het opladen op e-Procurement ‘een foutieve en onvolledige versie van het Excel-bestand’ was terechtgekomen, vermoedelijk door een compatibiliteitsprobleem bij de export vanuit Google Workspace. Ze stuurde de ingevulde inventaris mee, met een schermafbeelding van de bestandsgeschiedenis. De Haven nam die versie over als verbetering van een zuiver materiële fout in de zin van artikel 42, § 2 van het KB van 18 juni 2017: de metadata toonden een laatste wijziging op 1 juli 2026 om 9.28 uur, dus vóór de deadline, en de prijzen strookten met de begeleidende brief. Met 91,66 punten tegenover 89,23 voor de NV S. haalde de nv G. de opdracht binnen; de Haven gunde op 27 juli 2026. De NV S. vorderde op 24 augustus 2026 de schorsing bij uiterst dringende noodzakelijkheid. De Raad van State onderzocht eerst het tweede middel. Een zuiver materiële fout is een verschrijving of vergissing bij het uitschrijven, invullen of overbrengen van cijfers, waarover ‘nauwelijks discussie’ bestaat; wie moet veronderstellen, verbetert geen materiële fout. Dat een offerte door onoplettendheid onvolledig is — ook via e-Procurement — volstaat niet: de inschrijver staat zelf in voor een zorgvuldige en volledige indiening. De metadata bewijzen enkel dat de nv G. een ingevulde versie had bewaard, niet dat ze die als definitieve prijsopgave wilde indienen. En uit de begeleidende brief konden hooguit de totaalprijs van optie 4 en de eenheidsprijs van post 6.4 worden afgeleid; hoe de Haven de eenheidsprijzen van de posten 6.1, 6.2 en 6.3 had kunnen berekenen, legde ze niet uit, en een interne berekening legde ze evenmin voor. Bij een opdracht tegen prijslijst zijn net die eenheidsprijzen bindend; een identieke totaalprijs zegt daar niets over. Door de later bezorgde inventaris te aanvaarden kreeg de nv G. de kans haar offerte op een essentieel punt te wijzigen op een moment dat die mogelijkheid voor de anderen gesloten was, wat de gelijke behandeling in het gedrang brengt — ook in een onderhandelingsprocedure. Ook het derde middel was ernstig. Het gunningsverslag gaf voor de criteria technische waarde en milieukenmerken enkel eindscores en verwees naar een bijlage (‘zie bijlage’) die de NV S. nooit ontving. De Haven gaf dat toe, maar meende dat het om een loutere kennisgevingsfout ging zonder invloed op de beslissing. De Raad volgde niet: de kennisgeving van die bijlage was een noodzakelijke voorwaarde voor een afdoende motivering door verwijzing, en de neerlegging ervan in het administratief dossier, na het verstrijken van de beroepstermijn, kwam te laat omdat de NV S. de kwaliteitsbeoordeling in haar verzoekschrift niet inhoudelijk had kunnen betwisten. Het eerste middel, over de substantiële onregelmatigheid van de offerte van de nv G., werd niet meer onderzocht. De Raad beval de schorsing van de gunningsbeslissing van 27 juli 2026.
Waarom doet dit ertoe?
Het arrest trekt een scherpe grens rond de verbetering van zuiver materiële fouten, een figuur waar inschrijvers en aanbesteders in de praktijk graag naar grijpen wanneer een upload misloopt. Drie lessen springen eruit. Eerst: een volledig blanco prijsdocument is geen verschrijving maar een ontbrekende prijsopgave. Wie dat ‘verbetert’ met een later toegestuurd bestand, laat de inschrijver zijn offerte vervolledigen, en dat verbiedt artikel 42, § 2 uitdrukkelijk. Ten tweede: technische bewijzen als bestandsmetadata of een ‘last edit history’ tonen hoogstens aan dat een versie bestond, niet dat de inschrijver zich eraan wilde binden. De Raad aanvaardt ze dus niet als sluitend bewijs van de ‘werkelijke bedoeling’. Ten derde speelt het type opdracht mee: bij een opdracht tegen prijslijst zijn de eenheidsprijzen het hart van de verbintenis, zodat een kloppende totaalprijs niet volstaat om ze te reconstrueren. Daarbovenop bevestigt het arrest een vaste lijn over motivering door verwijzing: een gunningsverslag dat voor kwalitatieve criteria naar een niet-meegedeelde bijlage verwijst, is niet afdoende gemotiveerd, en die gebrekkige kennisgeving kan niet worden weggezet als een vormfout ‘zonder invloed’. Het later neerleggen van de bijlage in het administratief dossier redt de beslissing niet. Het arrest sluit aan bij de lijn van arrest nr. 266.641, waar een blanco tabblad in een meetstaat evenmin als zuiver materiële fout kon worden rechtgezet.
De les
Voor inschrijvers: controleer na het opladen op e-Procurement wat er effectief is ingediend — open de bestanden opnieuw vanuit het platform, zeker bij conversies tussen Google Workspace, Numbers of andere tools en Excel. Een lege prijsinventaris kunt u achteraf niet ‘verbeteren’ met de versie op uw harde schijf, ook niet met metadata als bewijs. Wie de opdracht verliest aan een concurrent wiens offerte zo werd gerepareerd, heeft een sterk middel. Voor aanbesteders: aanvaard een nagestuurd prijsdocument niet als verbetering wanneer u de eenheidsprijzen niet zelf, aantoonbaar en post per post, uit de tijdig ingediende offerte kunt afleiden; leg die berekening vast in het gunningsverslag. Lukt dat niet, dan rest enkel de keuze die artikel 42, § 2 biedt, en niet het overnemen van een nieuwe prijsopgave. En bezorg bij de kennisgeving van de gunning álle stukken waarnaar u voor de motivering verwijst, in het bijzonder de bijlage met de toelichting bij de kwaliteitsscores.
Te onthouden
- Een zuiver materiële fout is een verschrijving of vergissing bij het uitschrijven, invullen of overbrengen van cijfers, waarover nauwelijks discussie bestaat; een fout die de aanbesteder tot veronderstellingen dwingt, valt erbuiten.
- Dat een offerte door onoplettendheid onvolledig is, ook bij indiening via e-Procurement, maakt er nog geen zuiver materiële fout van: de inschrijver staat zelf in voor een zorgvuldige en volledige indiening.
- Artikel 42, § 2 KB 18 juni 2017 laat enkel toe de inschrijver te vragen zijn offerte te verduidelijken ‘zonder haar te wijzigen en te vervolledigen’; een nagestuurde ingevulde inventaris is een vervollediging.
- Bestandsmetadata met een laatste wijziging vóór de deadline (hier 1 juli 2026, 9.28 uur) bewijzen niet dat de inschrijver die versie als definitieve prijsopgave wilde indienen.
- Bij een opdracht tegen prijslijst zijn de eenheidsprijzen bindend; een overeenstemmende totaalprijs voor de optie zegt niets over de onderliggende eenheidsprijzen van de posten 6.1, 6.2 en 6.3.
- Motivering door verwijzing is slechts afdoende als het stuk waarnaar wordt verwezen aan de inschrijver is meegedeeld; de latere neerlegging in het administratief dossier volstaat niet in de UDN-procedure.
- Het tweede en het derde middel waren ernstig; de gunning aan de nv G. (91,66 tegenover 89,23 punten) werd geschorst.
Waarop letten
- Het onderscheid tussen het verbeteren van een bestaande prijs en het aanvullen van een ontbrekende prijsopgave.
- De vraag of de aanbesteder de werkelijke bedoeling voor élke post kan reconstrueren uit de tijdig ingediende offerte zelf.
- De aard van de opdracht (prijslijst, globale prijs, gemengd) bij het beoordelen van wat ‘essentieel’ is in de prijsopgave.
- Het gelijkheidsbeginsel: een verbetering mag een inschrijver geen tweede kans geven die de anderen niet meer hadden, ook niet in een onderhandelingsprocedure.
- De volledigheid van de kennisgeving van de gunningsbeslissing, inclusief bijlagen met de motivering van kwalitatieve scores.
Stel jezelf de vraag
Controleert u na elke indiening via e-Procurement of de opgeladen prijsbestanden effectief ingevuld en leesbaar zijn? Beseft u dat bestandsmetadata of een bewerkingsgeschiedenis niet bewijzen dat u zich aan een bepaalde versie wilde binden? Weet u dat bij een opdracht tegen prijslijst de eenheidsprijzen bindend zijn, zodat een kloppende totaalprijs een ontbrekende eenheidsprijs niet kan ‘redden’? Als aanbesteder: kunt u voor elke verbeterde post aantonen hoe u de werkelijke bedoeling uit de tijdig ingediende offerte hebt afgeleid, zonder een nagestuurd document te gebruiken? Hebt u bij de kennisgeving van de gunningsbeslissing alle bijlagen meegestuurd waarnaar het gunningsverslag voor de motivering van de kwaliteitsscores verwijst?
Gerelateerde arresten
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →