Raamovereenkomst voor snelwegschoonmaak moet duidelijke procedures hebben voor herhaalde gunning van onderdelen
Bij een raamovereenkomst voor schoonmaakservices moet helder staan hoe nieuwe werkpakketjes (bijvoorbeeld per seizoen of per regio) worden gegund: ofwel automatisch aan enen partij, ofwel via nieuwe miniaanbesteding.
What happened?
Een wegen- en verkeersdienst sloot een raamovereenkomst met één schoonmaakbedrijf voor het schoonhouden van grote snelwegen over meerdere jaren. In de raamovereenkomst werd niet duidelijk bepaald hoe verdere werkpakketjes (bijvoorbeeld seizoensdiensten of extra regio's) zouden worden gegund. Later bleken bepaalde werkpakketjes altijd naar dezelfde partij te gaan zonder transparante onderbieding.
Why does this matter?
Raamovereenkomsten zijn efficiënt — je gunt niet elke schoonmaakdag afzonderlijk aan. Maar je moet wel helder maken hoe je te werk gaat. Gunnen alle schoonmaakwerk in jaar 2 zonder meer verder naar dezelfde partij? Of vraag je jaarlijks biedingen op? Dit kan grote bedragen waard zijn en concurrenten hebben recht op duidelijkheid.
The lesson
In je raamovereenkomst moet je precies bepalen wat de procedure is voor 'herhaalde gunning' (repeat orders). Zeg dus niet alleen '3-jarige raamovereenkomst voor snelwegschoonmaak', maar ook: 'De raamovereenkomst voorziet in volgende werkpakketten: (1) standaardschoonmaak (jaarlijks hetzelfde bedrag, automatisch gunning) en (2) sezoensschoonmaak (ieder seizoen min. 3 biedingen opvragen).' Of: 'Alle werkpakketten gedurende de raamovereenkomst zullen automatisch naar deze partij gaan tegen contractwaarde.' Maak het helder. Vergeet ook niet dat EU-richtlijnen vereisen dat ook bij raamovereenkomsten minstens twee partijen in beeld moeten zijn (tenzij je streng kan bewijzen dat er maar één is).
Ask yourself
Heb ik in mijn raamovereenkomst helder opgenomen hoe onderdelen (werkpakketten) worden gegund? Zullen alle onderdelen automatisch naar dezelfde partij gaan, of vraag ik herhaald biedingen in? Heb ik minimumbedragen bepaald voor wanneer ik extra biedingen opvraag? Zijn concurrenten na gunning van de raamovereenkomst duidelijk op de hoogte van latere werkpakketten? Ben ik in staat het proces reproduceerbaar en transparant te maken?
About this database
The Council of State (Raad van State / Conseil d'État) is Belgium's supreme administrative court. In disputes over public procurement — from contract awards to tenderer exclusions — the Council of State is the final arbiter. The rulings in this database are summarised by TenderWolf in plain language, with practical lessons for tenderers and contracting authorities. View all rulings →