Raamovereenkomst voor snelwegschoonmaak moet duidelijke procedures hebben voor herhaalde gunning van onderdelen
Bij een raamovereenkomst voor schoonmaakservices moet helder staan hoe nieuwe werkpakketjes (bijvoorbeeld per seizoen of per regio) worden gegund: ofwel automatisch aan enen partij, ofwel via nieuwe miniaanbesteding.
Wat gebeurde er?
Een wegen- en verkeersdienst sloot een raamovereenkomst met één schoonmaakbedrijf voor het schoonhouden van grote snelwegen over meerdere jaren. In de raamovereenkomst werd niet duidelijk bepaald hoe verdere werkpakketjes (bijvoorbeeld seizoensdiensten of extra regio's) zouden worden gegund. Later bleken bepaalde werkpakketjes altijd naar dezelfde partij te gaan zonder transparante onderbieding.
Waarom doet dit ertoe?
Raamovereenkomsten zijn efficiënt — je gunt niet elke schoonmaakdag afzonderlijk aan. Maar je moet wel helder maken hoe je te werk gaat. Gunnen alle schoonmaakwerk in jaar 2 zonder meer verder naar dezelfde partij? Of vraag je jaarlijks biedingen op? Dit kan grote bedragen waard zijn en concurrenten hebben recht op duidelijkheid.
De les
In je raamovereenkomst moet je precies bepalen wat de procedure is voor 'herhaalde gunning' (repeat orders). Zeg dus niet alleen '3-jarige raamovereenkomst voor snelwegschoonmaak', maar ook: 'De raamovereenkomst voorziet in volgende werkpakketten: (1) standaardschoonmaak (jaarlijks hetzelfde bedrag, automatisch gunning) en (2) sezoensschoonmaak (ieder seizoen min. 3 biedingen opvragen).' Of: 'Alle werkpakketten gedurende de raamovereenkomst zullen automatisch naar deze partij gaan tegen contractwaarde.' Maak het helder. Vergeet ook niet dat EU-richtlijnen vereisen dat ook bij raamovereenkomsten minstens twee partijen in beeld moeten zijn (tenzij je streng kan bewijzen dat er maar één is).
Stel jezelf de vraag
Heb ik in mijn raamovereenkomst helder opgenomen hoe onderdelen (werkpakketten) worden gegund? Zullen alle onderdelen automatisch naar dezelfde partij gaan, of vraag ik herhaald biedingen in? Heb ik minimumbedragen bepaald voor wanneer ik extra biedingen opvraag? Zijn concurrenten na gunning van de raamovereenkomst duidelijk op de hoogte van latere werkpakketten? Ben ik in staat het proces reproduceerbaar en transparant te maken?
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →