Une seule signature pour deux associés, égarée au mauvais endroit : Advisers-Buro II & Archi+I perd face à Actiris sur le déménagement du siège central
Dans le marché relatif au déménagement et au réaménagement du siège central d'Actiris, l'office bruxellois de l'emploi a écarté l'offre de l'association momentanée Advisers-Buro II & Archi+I parce qu'elle n'était pas signée par les deux associés, et le Conseil d'État a confirmé qu'une procuration non mentionnée et mal placée, donnée par un bureau d'architectes à l'autre, ne suffit pas à remplir cette obligation de signature.
Que s'est-il passé ?
Actiris (l'Office régional bruxellois de l'Emploi) a lancé début 2013 un marché européen de services relatif à l'élaboration, au développement et à la mise en œuvre de la relocalisation de son siège central (cahier spécial des charges n° 6-2013). Huit candidats ont déposé une offre, dont l'association momentanée formée par la SA Advisers et la SCRL Buro II & Archi+I. Le cahier spécial des charges exigeait expressément que, pour une offre remise en société momentanée, 'l'offre soit signée par chaque associé' et que les associés désignent la personne chargée de les représenter vis-à-vis du pouvoir adjudicateur. L'offre d'Advisers-Buro II & Archi+I, déposée le 3 avril 2013, n'était signée que par une seule personne : Jacques Timmerman, qui se présentait sur le formulaire d'offre comme 'administrateur délégué — SA Advisers, mandataire de l'association momentanée'. Ailleurs dans le dossier, égarée dans la partie 'sélection qualitative' parmi les déclarations d'indépendance, figurait une procuration du 3 avril 2013 par laquelle Geert Blervacq, partner chez Buro II & Archi+I, donnait mandat à Timmerman de 'signer tous les documents nécessaires et de négocier' dans le cadre du marché — mais aucune référence à cette procuration ne figurait sur le formulaire d'offre lui-même, et la procuration elle-même n'attestait pas que Timmerman signait pour la société momentanée en tant que telle. Le 27 juin 2013, Actiris a déclaré l'offre irrégulière : elle n'était pas signée par chaque associé, comme l'exigeaient l'article 1.1.10.2) du cahier spécial des charges et l'article 93 de l'arrêté royal du 8 janvier 1996, un vice qui ne pouvait être régularisé après coup. Le marché a été attribué à G2A (Art & Build - Global - Anixton). Advisers-Buro II & Archi+I a demandé la suspension d'extrême urgence, invoquant un moyen unique selon lequel la signature de Timmerman, appuyée sur la procuration de Blervacq, engageait bel et bien les deux associés. Actiris a répliqué que ni le formulaire d'offre ni aucun autre endroit de l'offre ne montrait que Timmerman signait pour Buro II & Archi+I, et que Blervacq, administrateur de catégorie C selon les statuts de cette société, n'avait d'ailleurs pas le pouvoir de la représenter seul — seul un administrateur délégué le pouvait dans le cadre de la gestion journalière. Le Conseil d'État a suivi Actiris : il ressortait des pièces que l'offre n'était signée que par l'administrateur délégué d'Advisers, qu'aucune pièce ne contenait de mandat de la société momentanée elle-même, et que la procuration jointe n'était mentionnée nulle part dans le formulaire d'offre. Actiris pouvait donc, sans erreur manifeste d'appréciation, considérer que l'offre n'était pas signée par chaque associé. La demande de suspension a été rejetée ; Advisers-Buro II & Archi+I a supporté les dépens de 475 euros.
Pourquoi c'est important ?
Cet arrêt illustre la rigueur avec laquelle le Conseil d'État applique l'obligation de signature dans les sociétés momentanées, et le peu de place laissé à une défense du type 'c'était bien quelque part dans le dossier'. L'article 93 de l'arrêté royal du 8 janvier 1996 (aujourd'hui repris sous une forme modifiée dans la réglementation actuelle) n'est pas une formalité régularisable après coup : l'absence de signature d'un associé rend l'offre nulle, point final. Une procuration peut remplacer cette signature, mais à deux conditions qui ont toutes deux fait défaut ici : elle doit être mentionnée sans ambiguïté dans l'offre elle-même (et non simplement apparaître par hasard parmi d'autres annexes), et elle doit émaner d'une personne réellement habilitée à engager le mandant. Le statut de 'partner' de Blervacq ne suffisait pas : les statuts de Buro II & Archi+I réservaient le pouvoir de représentation à l'administrateur délégué. Pour les groupements d'architectes, d'entrepreneurs ou d'autres professionnels qui soumissionnent ensemble en société momentanée, c'est un piège classique : l'habitude pratique de laisser un seul associé signer 'au nom de tous' se heurte à une règle précisément destinée à exclure tout doute sur l'engagement solidaire de chaque associé.
La leçon
Si vous soumissionnez en société momentanée, faites de préférence signer le formulaire d'offre par chaque associé lui-même. Si vous recourez à une procuration, placez-la en évidence dans l'offre, référencez-la explicitement sur le formulaire, et assurez-vous que le mandant est effectivement habilité à représenter la société — vérifiez les statuts pour savoir qui peut signer (administrateur délégué, organe, ou une personne disposant elle-même d'un mandat valable). Une procuration égarée parmi les documents de sélection qualitative, sans renvoi croisé, risque de ne jamais être 'vue' par le pouvoir adjudicateur — et même si elle l'est, elle ne vous sauve pas si son auteur n'avait pas lui-même le pouvoir de signer. Les pouvoirs adjudicateurs peuvent de leur côté rester stricts : le Conseil d'État confirme qu'ils ne sont pas tenus de se livrer à un travail d'interprétation pour retrouver une procuration égarée.
Posez-vous la question
Dans votre offre en société momentanée, chaque associé signe-t-il individuellement, ou vous appuyez-vous sur une procuration ? Cette procuration est-elle clairement mentionnée sur le formulaire d'offre lui-même, ou se trouve-t-elle égarée parmi d'autres annexes ? Avez-vous vérifié que la personne qui signe la procuration est, selon les statuts de sa société, effectivement habilitée à la représenter à l'égard des tiers — ou n'est-elle que 'partner' sans pouvoir de représentation ? Savez-vous qu'une signature manquante ou ambiguë dans une société momentanée constitue une irrégularité substantielle qui ne peut être régularisée après coup ?
À propos de cette base de données
Le Conseil d'État (Raad van State) est la plus haute juridiction administrative de Belgique. En matière de marchés publics — de l'attribution d'un contrat à l'exclusion d'un soumissionnaire — le Conseil d'État tranche en dernier ressort. Les arrêts de cette base de données sont résumés par TenderWolf en langage clair, avec des leçons pratiques pour les soumissionnaires et les pouvoirs adjudicateurs. Voir tous les arrêts →