Eén handtekening voor twee, verstopt op de verkeerde plaats: Advisers-Buro II & Archi+I verliest van Actiris over de verhuizing van de hoofdzetel
In de aanbesteding voor de verhuizing en herinrichting van de hoofdzetel van Actiris weerde de Brusselse arbeidsbemiddelingsdienst de offerte van de tijdelijke vereniging Advisers-Buro II & Archi+I omdat ze niet door beide leden was ondertekend, en de Raad van State bevestigde dat een niet-vermelde, verkeerd geplaatste volmacht van één architectenbureau aan de andere niet volstaat om die handtekeningplicht te vervullen.
Wat gebeurde er?
Actiris (het Brussels Gewestelijk Bureau voor Arbeidsbemiddeling) schreef begin 2013 een Europese dienstenopdracht uit voor de uitwerking, ontwikkeling en uitvoering van de verhuizing van haar hoofdzetel (bestek nr. 6-2013). Acht kandidaten dienden een offerte in, waaronder de tijdelijke handelsvennootschap gevormd door de NV Advisers en de CVBA Buro II & Archi+I. Het bestek eiste uitdrukkelijk dat bij een offerte in tijdelijke vennootschap ‘elk der verenigden’ tekent en dat de vennoten aanduiden wie hen tegenover de aanbesteder vertegenwoordigt. De offerte van Advisers-Buro II & Archi+I, ingediend op 3 april 2013, werd slechts door één persoon ondertekend: Jacques Timmerman, die zich op het offerteformulier voorstelde als ‘afgevaardigd bestuurder — NV Advisers, Mandataris van de tijdelijke vereniging’. Ergens anders in het dossier, verstopt in het hoofdstuk kwalitatieve selectie tussen de onafhankelijkheidsverklaringen, zat een volmacht van 3 april 2013 waarbij Geert Blervacq, partner bij Buro II & Archi+I, aan Timmerman volmacht gaf om ‘alle nodige documenten te ondertekenen en te onderhandelen’ voor deze opdracht — maar nergens in het offerteformulier zelf werd naar die volmacht verwezen, en de volmacht zelf bevestigde niet dat Timmerman voor de tijdelijke vennootschap zelf tekende. Op 27 juni 2013 verklaarde Actiris de offerte onregelmatig: ze was niet door elke vennoot ondertekend, zoals artikel 1.1.10.2) van het bestek en artikel 93 van het KB van 8 januari 1996 vereisten, en dat gebrek kon niet achteraf worden rechtgezet. De opdracht ging naar G2A (Art & Build - Global - Anixton). Advisers-Buro II & Archi+I vorderde bij uiterst dringende noodzakelijkheid de schorsing, met als enig middel dat de handtekening van Timmerman, gesteund op de volmacht van Blervacq, wel degelijk beide vennoten bond. Actiris repliceerde dat noch het offerteformulier, noch enige andere plaats in de offerte liet blijken dat Timmerman voor Buro II & Archi+I tekende, en dat Blervacq bovendien als categorie-C-bestuurder volgens de statuten van Buro II & Archi+I niet bevoegd was om de vennootschap alleen te vertegenwoordigen — enkel een gedelegeerd bestuurder kon dat binnen het dagelijks bestuur. De Raad van State volgde Actiris: uit de stukken bleek dat de offerte enkel door de gedelegeerd bestuurder van Advisers was getekend, dat geen enkel stuk een volmacht van de tijdelijke vennootschap zelf bevatte, en dat de bijgevoegde volmacht niet in het offerteformulier werd vermeld. Actiris kon dus zonder kennelijke beoordelingsfout besluiten dat de offerte niet door elke vennoot was ondertekend. De vordering tot schorsing werd verworpen; Advisers-Buro II & Archi+I droeg de kosten van 475 euro.
Waarom doet dit ertoe?
Dit arrest illustreert hoe onverbiddelijk de Raad van State de handtekeningplicht bij tijdelijke handelsvennootschappen toepast, en hoe weinig ruimte er is voor een ‘het stond er toch ergens in’-verdediging. Artikel 93 van het toenmalige KB van 8 januari 1996 (vandaag in gewijzigde vorm terug te vinden in de huidige aanbestedingsreglementering) is geen formaliteit die achteraf kan worden rechtgezet: ontbreekt een handtekening van één vennoot, dan is de offerte absoluut nietig, punt uit. Een volmacht kan die handtekening vervangen, maar dan moet ze aan twee voorwaarden voldoen die hier allebei faalden: ze moet ondubbelzinnig in de offerte zelf worden vermeld (niet toevallig ergens tussen andere bijlagen opduiken), en ze moet uitgaan van iemand die de volmachtgever ook werkelijk kan binden. Dat Blervacq ‘partner’ was volstond niet — de statuten van Buro II & Archi+I reserveerden vertegenwoordigingsbevoegdheid voor de gedelegeerd bestuurder. Voor combinaties van architectenbureaus, aannemers of andere professionals die samen als tijdelijke vennootschap intekenen, is dit een klassieke valkuil: de praktische gewoonte om één partner ‘namens iedereen’ te laten tekenen, botst met een regel die precies bedoeld is om elke twijfel over de solidaire verbintenis van elke vennoot uit te sluiten.
De les
Dient u in als tijdelijke handelsvennootschap, laat dan bij voorkeur elke vennoot zélf het offerteformulier ondertekenen. Werkt u met een volmacht, plaats die dan vooraan in de offerte, verwijs er expliciet naar op het formulier zelf, en zorg dat de volmachtgever effectief bevoegd is om de vennootschap te vertegenwoordigen — check de statuten op wie mag tekenen (gedelegeerd bestuurder, orgaan, of iemand met een geldige onderliggende volmacht). Een volmacht die ergens tussen de kwalitatieve-selectiedocumenten verdwaalt, zonder kruisverwijzing, loopt het risico nooit ‘gezien’ te worden door de aanbesteder — en zelfs als ze wordt gezien, redt ze u niet als de ondertekenaar zelf geen bevoegdheid had. Aanbesteders mogen op hun beurt gerust strikt zijn: de Raad van State bevestigt dat zij niet verplicht zijn een uitgebreid interpretatiewerk te verrichten om een verdwaalde volmacht op te sporen.
Te onthouden
- Bij een offerte in tijdelijke handelsvennootschap moet elke vennoot de offerte ondertekenen (art. 93 KB 8 januari 1996); ontbreekt een handtekening, dan is dat een substantiële, niet-regulariseerbare onregelmatigheid.
- Een volmacht kan de handtekening van een vennoot vervangen, maar moet uitdrukkelijk in de offerte (bij voorkeur op het formulier zelf) worden vermeld — niet louter ergens tussen de bijlagen opduiken.
- De volmachtgever moet zelf bevoegd zijn om de vennootschap te vertegenwoordigen; een ‘partner’ zonder mandaat van gedelegeerd bestuurder of orgaan volstaat niet.
- De aanbesteder is niet verplicht om zelf op zoek te gaan naar een niet-gerefereerde volmacht ergens in het dossier.
- De kosten (475 euro) vallen ten laste van de verzoekende partij bij verwerping van de vordering tot schorsing.
Waarop letten
- Plaats van de volmacht in de offerte en verwijzing ernaar op het offerteformulier.
- Vertegenwoordigingsbevoegdheid van de volmachtgever volgens de statuten (bestuurder vs. orgaan vs. gewone vennoot/partner).
- Het verschil tussen een ‘de facto’ begrijpelijke intentie en een formeel bewezen mandaat.
- De onmogelijkheid om een ontbrekende handtekening bij een tijdelijke vennootschap achteraf te regulariseren.
Stel jezelf de vraag
Tekent bij uw offerte in tijdelijke vennootschap elke vennoot afzonderlijk, of steunt u op een volmacht? Staat die volmacht duidelijk vermeld op het offerteformulier zelf, of ligt ze ergens verstopt tussen andere bijlagen? Hebt u nagegaan of de persoon die de volmacht ondertekent, volgens de statuten van zijn vennootschap ook effectief bevoegd is om die vennootschap tegenover derden te vertegenwoordigen — of is hij enkel ‘partner’ zonder vertegenwoordigingsmacht? Weet u dat een ontbrekende of onduidelijke handtekening bij een tijdelijke vennootschap een absolute nietigheid oplevert die niet achteraf kan worden rechtgezet?
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →