Verwerping annulatieberoep renovatie keuken Belgische NAVO-residentie: verplicht plaatsbezoek is minimale eis waarvan niet-naleving substantiële onregelmatigheid oplevert — beschikbaarheid van plannen en foto's volstaat niet om manifeste beoordelingsfout aan te tonen
De Raad van State verwierp het annulatieberoep van SRL MASTER 33 tegen haar uitsluiting wegens niet-deelname aan het verplichte plaatsbezoek bij de renovatie van de keuken van de Belgische NAVO-residentie, omdat het bestek duidelijk en herhaaldelijk het verplichte en voorafgaande karakter van het plaatsbezoek voorschreef, de aanbestedende overheid geen manifeste beoordelingsfout had begaan door de niet-naleving als substantiële onregelmatigheid te kwalificeren, en de loutere beschikbaarheid van plannen, meetstaten en foto's niet aantoonde dat het plaatsbezoek geen essentieel karakter had.
Wat gebeurde er?
De Belgische Staat (Minister van Buitenlandse Zaken) plaatste via een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking een opdracht voor de volledige renovatie van de keuken van de residentie van de Belgische delegatie bij de NAVO. Het bestek bevatte op meerdere plaatsen een verplichting tot voorafgaand plaatsbezoek. Punt 5.3 van de algemene clausules bepaalde dat de inschrijver gehouden was het projectterrein te bezoeken en alle informatie te verzamelen die nodig kon zijn om zijn offerte voor te bereiden en een contractueel engagement aan te gaan. De technische clausules herhaalden deze verplichting. SRL MASTER 33 diende een offerte in zonder het verplichte plaatsbezoek te hebben uitgevoerd. Bij beslissing van 8 januari 2019 werd haar offerte uitgesloten wegens onregelmatigheid. SRL MASTER 33 stelde op 8 maart 2019 een annulatieberoep in met een enig middel, genomen uit de schending van het transparantiebeginsel, het gelijkheidsbeginsel en artikel 76 van het KB van 18 april 2017. Zij betoogde dat het bestek nergens de nietigheid van de offerte voorzag bij afwezigheid van plaatsbezoek, dat de portée van de bezoekverplichting onduidelijk was, en dat zij op basis van de haar verstrekte documenten (plannen, meetstaat, fotografisch dossier) een conforme offerte had kunnen opstellen. De zaak kende een procedureel verloop met heropening van de debatten na arrest nr. 257.984 van 22 november 2023 inzake vertrouwelijkheid van stukken. De Raad van State onderzocht eerst de ontvankelijkheid. De verwerende partij betwistte het belang omdat de verzoekende partij de gunningsbeslissing niet had bestreden. De Raad van State oordeelde dat de bestreden beslissing, globaal beschouwd, ook de gunning omvatte en dat de verzoekende partij belang had bij haar middel. Over de grond stelde de Raad van State vast dat artikel 76, § 1, derde lid, 3°, KB 18 april 2017 niet alleen onregelmatigheden betreft die uitdrukkelijk als substantieel zijn aangeduid in de opdrachtdocumenten, maar ook die welke betrekking hebben op de niet-naleving van minimale eisen. Een eis kan essentieel zijn zonder dat het bestek uitdrukkelijk de nietigheid voorschrijft. De bepalende factoren zijn of de auteur van het bestek deze portée heeft willen geven, met name omdat niet-naleving de gelijke behandeling kan aantasten, de vergelijkbaarheid van offertes kan beïnvloeden of de goede uitvoering van de opdracht in het gedrang kan brengen. Het bestek was duidelijk en herhaaldelijk over het verplichte en voorafgaande karakter van het plaatsbezoek. De plannen, meetstaten en foto's dienden te worden aangevuld door een plaatsbezoek opdat de inschrijvers de omvang van de werken konden beoordelen en met volledige kennis van zaken konden beslissen een offerte in te dienen. De aanbestedende overheid had mogen oordelen dat het plaatsbezoek een essentieel karakter had en dat niet-naleving het engagement van de inschrijver onvolledig of onzeker maakte. De verzoekende partij toonde niet aan dat de aanbestedende overheid een manifeste beoordelingsfout had begaan. De loutere omstandigheid dat volgens haar een conforme offerte zonder bezoek mogelijk was, volstond daartoe niet. Er was evenmin sprake van een schending van het gelijkheidsbeginsel — de andere inschrijvers die het plaatsbezoek wel hadden uitgevoerd bevonden zich niet in een vergelijkbare situatie — noch van het transparantiebeginsel, gelet op de duidelijke en herhaalde bewoordingen van het bestek. Het middel was ongegrond en de vordering werd verworpen.
Waarom doet dit ertoe?
Dit arrest verduidelijkt de kwalificatie van een verplicht plaatsbezoek als minimale eis in de zin van artikel 76 KB 18 april 2017. Zelfs wanneer het bestek geen uitdrukkelijke nietigheidssanctie voorziet, kan een herhaaldelijk en duidelijk voorgeschreven verplicht plaatsbezoek een essentieel karakter hebben waarvan de niet-naleving een substantiële onregelmatigheid oplevert. De beschikbaarheid van alternatieve documentatie (plannen, foto's, meetstaten) doet daaraan niet af. De aanbestedende overheid beschikt over een ruime beoordelingsbevoegdheid bij de kwalificatie van het substantieel of niet-substantieel karakter van een onregelmatigheid, en enkel een manifeste beoordelingsfout kan worden gesanctioneerd.
De les
Als aanbestedende overheid: een verplicht plaatsbezoek dat duidelijk en herhaaldelijk in het bestek is voorgeschreven, kan als minimale eis worden beschouwd, ook zonder uitdrukkelijke nietigheidssanctie. Overweeg wel om de gevolgen van niet-deelname expliciet te vermelden voor maximale rechtszekerheid. Als inschrijver: neem een als verplicht omschreven plaatsbezoek steeds serieus, ook als het bestek geen uitdrukkelijke nietigheidssanctie vermeldt. De beschikbaarheid van plannen en foto's is geen garantie dat je offerte als regelmatig zal worden beoordeeld. Neem bij twijfel over de portée van een bezoekverplichting contact op met de aanbestedende overheid vóór het indienen van je offerte.
Stel jezelf de vraag
Als aanbestedende overheid: heb je het verplichte karakter van het plaatsbezoek duidelijk en herhaaldelijk in het bestek vermeld? Heb je de gevolgen van niet-deelname omschreven? Als inschrijver: heb je het verplichte plaatsbezoek uitgevoerd? Zo niet, heb je de aanbestedende overheid gecontacteerd over de gevolgen?
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →