Aansluiting reservoirs Ghlin op ORES-netwerk: schorsing wegens kennelijk onredelijk besluit om indieningstermijn niet te verdagen na platformstoring in laatste twee uren
De Raad van State schorst de gunning van een opdracht voor de aansluiting van reservoirs op het ORES-netwerk, omdat de aanbestedende overheid een kennelijke beoordelingsfout beging door de indieningstermijn niet te verdagen nadat het e-Procurement platform gedurende meer dan een uur onbeschikbaar was in de laatste twee uren vóór de deadline — het feit dat één andere inschrijver op hetzelfde tijdstip wél kon ondertekenen, volstaat niet om de moeilijkheden van de verzoekende partij te weerleggen wanneer de ondersteuningsdienst zelf slechts 'a priori' bevestigt dat de handtekeningen weer functioneel zouden moeten zijn.
Wat gebeurde er?
De intercommunale IDEA schrijft via een openbare procedure een overheidsopdracht uit voor de aansluiting van het reservoirsite Ghlin en het site van de put Brassico op het ORES-netwerk. De uiterste indieningstermijn is 15 april 2025 om 14u00, na een eerdere verdaging met één week via een rectificatiebericht. Op 15 april 2025, rond 12u00, ondervindt GENETEC problemen bij het elektronisch ondertekenen van haar offerte op het e-Procurement platform. Om 12u38 wordt de handtekeningdienst van het platform onbeschikbaar — een algemeen incident dat alle gebruikers treft. GENETEC contacteert de helpdesk van BOSA, die om 13u20 bevestigt dat een incident gaande is, dat alle openingen van kluizen zijn geblokkeerd, en dat de aanbestedende overheden zijn of worden geïnformeerd per e-mail. De helpdesk raadt aan om later opnieuw te proberen of de aanbesteder te contacteren voor uitstel. Om 13u51 deponeert GENETEC haar offerte op het platform, maar zonder geldige elektronische handtekening op het depotverslag. Een andere inschrijver, TECHNORD, slaagt er op hetzelfde tijdstip (13u51) wél in om haar offerte geldig te ondertekenen. NEWELEC, een derde inschrijver, deponeert haar offerte om 13u08 eveneens zonder geldige handtekening. Om 14u31 bevestigt BOSA aan GENETEC dat de aanbestedende overheden zijn geïnformeerd en uitgenodigd om de indieningstermijn te verdagen. Om 16u02 opent IDEA de offertes: zes offertes zijn ingediend, waarvan twee (GENETEC en NEWELEC) niet zijn ondertekend. Om 16u50 informeert GENETEC IDEA over het probleem. IDEA onderzoekt het incident en contacteert BOSA, die bevestigt dat de handtekeningdienst onbeschikbaar was van 12u38 tot 13u40 en dat de handtekeningen 'a priori weer functioneel zouden moeten zijn geweest' vanaf 13u40. IDEA beslist op 28 mei 2025 om de offertes van GENETEC en NEWELEC substantieel onregelmatig te verklaren wegens het ontbreken van een geldige elektronische handtekening op het depotverslag (artikel 50 §1 KB 18 juni 2017). IDEA motiveert haar beslissing om de termijn niet te verdagen als volgt: de onbeschikbaarheid duurde tot 13u40, waarna nog 20 minuten restten; de termijn was al eenmaal met een week verdaagd; en de subsidieverlener legde strikte termijnen op. GENETEC vordert schorsing bij uiterst dringende noodzakelijkheid. IDEA werpt een exceptie van niet-ontvankelijkheid op: GENETEC zou haar belang hebben verloren doordat zij niet onmiddellijk de aanbesteder informeerde maar tot na de opening wachtte. De Raad verwerpt deze exceptie: GENETEC was niet onzorgvuldig — zij contacteerde de BOSA-helpdesk en kreeg een antwoord vóór de deadline. De supprimering van de voorwaarde dat ten minste één inschrijver de aanbesteder moet informeren (artikel 63 §1 KB 18 juni 2017, in vergelijking met de vroegere regelgeving) bevestigt dat het niet vereist is dat de inschrijver de aanbesteder rechtstreeks informeert. Op de grond oordeelt de Raad dat artikel 63 §1 KB 18 juni 2017 de aanbestedende overheid een beoordelingsmarge verleent om al dan niet te verdagen bij platformstoring. Die marge is evenwel niet onbeperkt en moet worden uitgeoefend met inachtneming van de beginselen van gelijkheid, non-discriminatie en vrije mededinging, rekening houdend met de duur van de onbeschikbaarheid en het moment waarop zij zich voordoet. Het Verslag aan de Koning benadrukt dat een onbeschikbaarheid in het laatste uur vóór de opening in beginsel veel problematischer is. Hier was het platform onbeschikbaar van 12u38 tot 13u40 — gedurende meer dan een uur in de laatste twee uren vóór de deadline. BOSA bevestigde slechts 'a priori' dat de handtekeningen weer functioneel zouden moeten zijn geweest vanaf 13u40 — geen zekerheid. Twee inschrijvers konden niet ondertekenen. De omstandigheid dat één andere inschrijver op hetzelfde tijdstip (13u51) wél kon ondertekenen, volstaat niet om de moeilijkheden van GENETEC te weerleggen. De Raad concludeert dat IDEA een kennelijke beoordelingsfout beging door niet te verdagen. De schorsing wordt bevolen.
Waarom doet dit ertoe?
Dit arrest verduidelijkt de grenzen van de beoordelingsmarge bij platformstoringen op e-Procurement. Drie principes worden bevestigd. Ten eerste: artikel 63 §1 KB 18 juni 2017 (en het equivalent artikel 57 §1 voor de klassieke sectoren) verleent de aanbestedende overheid een beoordelingsmarge om al dan niet te verdagen, maar die marge is niet onbeperkt — zij moet worden uitgeoefend met inachtneming van het gelijkheidsbeginsel en rekening houdend met de duur en het tijdstip van de storing. Een storing in de laatste twee uren vóór de deadline is in beginsel veel problematischer. Ten tweede: het feit dat één inschrijver op hetzelfde tijdstip wél kan ondertekenen, sluit niet uit dat andere inschrijvers op datzelfde moment nog moeilijkheden ondervinden — zeker wanneer de ondersteuningsdienst zelf slechts 'a priori' bevestigt dat de dienst weer functioneel is. Ten derde: een inschrijver verliest zijn belang niet doordat hij de aanbesteder niet onmiddellijk informeert — het volstaat dat hij de BOSA-helpdesk heeft gecontacteerd en een antwoord heeft gekregen vóór de deadline.
De les
Als aanbesteder: wanneer het e-Procurement platform onbeschikbaar is in de laatste uren vóór de indieningstermijn, wees uiterst voorzichtig bij de beslissing om niet te verdagen. Uw beoordelingsmarge is niet onbeperkt — een storing van meer dan een uur in de laatste twee uren vóór de deadline maakt het risico op ongelijke behandeling reëel. Het feit dat één inschrijver erin slaagt om te ondertekenen, bewijst niet dat alle inschrijvers die mogelijkheid hadden. Houd rekening met de duur, het tijdstip en de graad van zekerheid waarmee het herstel is bevestigd. Een verdaging van minstens zes of acht dagen is verplicht wanneer u beslist te verdagen. Als inschrijver: wanneer u problemen ondervindt bij het elektronisch ondertekenen, contacteer onmiddellijk de BOSA-helpdesk én informeer de aanbesteder. Documenteer alle stappen met tijdstippen. U verliest uw belang niet als u de helpdesk hebt gecontacteerd vóór de deadline, ook al informeert u de aanbesteder pas later. Het feit dat andere inschrijvers op hetzelfde moment wél konden ondertekenen, sluit overmacht niet uit.
Stel jezelf de vraag
Als aanbesteder: is het e-Procurement platform onbeschikbaar geweest in de uren vóór de indieningstermijn? Hebt u rekening gehouden met de duur en het tijdstip van de storing bij uw beslissing om al dan niet te verdagen? Konden alle inschrijvers daadwerkelijk ondertekenen, of enkel sommigen? Als inschrijver: hebt u de BOSA-helpdesk en de aanbesteder tijdig gecontacteerd bij platformproblemen? Hebt u alle stappen en tijdstippen gedocumenteerd?
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →